コラム

<WEB会議>Zoomの使い方~応用編~

公開:2020-03-30最終更新:2020-05-21いろいろ

前回ご紹介した「<WEB会議>Zoomの使い方~入門編~」の続編です。Zoomを利用するメリットは、ウェブ会議の基本機能だけでなく、通常であれば有料プランでないと使えないようなさまざまな機能が無料で利用できる点にあります。今回はその中でも、ぜひ使いこなしたい機能をご紹介しましょう。「【2020/03】無料で使えるおすすめWEB会議」もあわせてご覧ください。

WEB会議の日時を設定(予約)する

「入門編」では、今すぐミーティング(会議)を開始する方法をご紹介しました。しかし実際には、「〇月〇日〇時~」と事前にミーティングの予定を決めておくケースが一般的です。ミーティングを予約する方法はいくつかありますが、今回はPC用のZoomアプリのホーム画面から設定する方法を紹介しましょう。

アプリを起動してサインインし、ホーム画面の<スケジュール>ボタンをクリックします。

[ミーティングをスケジューリング]画面が表示されたら、ミーティングの内容を設定し、<スケジュール>ボタンをクリックしましょう。

設定に必要な項目には、基本となる設定項目と、4つの詳細オプションがあります。

基本となる設定項目

トピックミーティングの名称を入力します。
開始
経過時間
開始日時と所要時間の目安を設定します。
あくまで目安です。設定時刻より早くても遅くても開催できますし、経過時間を超過しても、強制的に終了されることはありません。
ミーティングID<自動的に生成>を選択します。
個人ミーティングIDはいわば自分専用の会議室のようなもので、ミーティングIDが固定されます。毎回、IDを通知する必要がないため便利なようにみえますが、例えば「ミーティングが長引いた際、次のミーティングのゲストが入室してしまう」といった問題が生じます。通常はミーティングごとに生成するようにしましょう。
パスワードミーティングに参加するために必要なパスワードを設定します。関係ない方の参加を防ぐために、必ず設定しておきましょう。
ビデオミーティングに参加するとき、自分を映すカメラをオンにするか否か、ホストとゲストそれぞれ設定できます。あくまでデフォルトで、各参加者はミーティング中に、<ビデオの開始/ビデオの停止>ボタンをクリックして都度切り替えることができます。
オーディオ<コンピューターオーディオ>を選択します。
Zoomでは、ミーティングに電話で参加することが可能です。しかしスマホユーザーがコンピューター音声を利用しているつもりで、誤って電話をかけてしまい、通話料金が発生することがあります。通常はコンピューターオーディオを選択しておくとよいでしょう。
カレンダー<他のカレンダー>を選択します。
日常的にOutlookやGoogleカレンダーでスケジュール管理を行っている場合は、そちらを選択してもよいでしょう。

【詳細オプション】待機室を有効化

待機室は、ゲストが参加するタイミングをコントロールする機能です。例えば顧客とWEB会議を行う場合、先に社員だけを入室させ、準備が整っていることを確認してから、顧客を入室させることができます。

待機室を有効にすると、ホストより早く参加しようとしたゲストには「ホストがこのミーティングを開始するまで待機しています」と表示されます。(ホストがミーティングを開始した後は、「ミーティングのホストは間もなくミーティングへの参加を許可します、もうしばらくお待ちください」と表示されます。)

ホストはミーティングを開始したら、メニューの<参加者の管理>ボタンをクリックして待機中のゲストを確認し、入室させたい人の<許可する>ボタンをクリックしましょう。

非常に便利な機能ですが、ホストが遅れた場合や、ゲストが待機室に入ったことを見落とした場合、ゲストを待たせてしまいます。必要に応じて利用しましょう。

【詳細オプション】ホストより前の参加を有効にする

ホストより早く参加しようとしたゲストがそのまま入室できる機能です。ホストが遅れた場合でも、すでに集まっているゲストだけで会議を開始することができます。ゲストは自動的に入室を許可されてしまうため、待機室との併用はできません。「待機室を有効化」と「ホストより前の参加を有効にする」をどちらもオンにしてしまった場合は、待機室が優先され、「ホストより前の参加を有効にする」機能は自動的にオフになります。

【詳細オプション】エントリー時に参加者をミュート

ミーティングに参加するゲストのマイクを、デフォルトでミュート(消音)する機能です。ゲストが多い場合や、騒がしい場所で参加するゲストがいる場合はミュートを設定し、発言するときだけマイクをオンにしてもらいましょう。<ミュート/ミュート解除>ボタンをクリックして都度切り替えることができます。(ミュートの状態でスペースキーを押下すると、押している間だけミュートが解除されるので便利です。)

【詳細オプション】ミーティングをローカルコンピューターに自動的にレコーディングする

ホストがミーティングに参加した時点から退出するまでの内容を、ホストの利用しているパソコンに自動的に保存する機能です。会議の所要時間が長い場合は、自動的に録画するのではなく、必要なところだけを録画しましょう。ミーティング中に録画する場合は、メニューの<レコーディング>ボタンをクリックします。自動的に録画を開始した場合も、途中で録画を開始した場合も<録画を一時停止/停止>ボタンをクリックすれば、レコーディングを停止できます。

名前を変える

サインインせずに参加すると、自分の参加者名が、利用しているスマホの機種名やPCに設定されている名前になることがあります。他の人が混乱しないように、名前を変更しておきましょう。

メニューの<参加者の管理>ボタンをクリックし、自分の名前にマウスをのせ、<詳細>ボタンをクリックします。「名前の変更」をクリックすると[新規表示名を入力してください]と表示されるので、名前を変更して<OK>ボタンをクリックしましょう。

画面・ファイル・ホワイトボードの共有

ホスト・ゲストともに、自分が見ている画面を他の人の画面に表示することができる機能です。画面をそのまま共有することもできますし、特定のウィンドゥだけを共有することもできます。例えば、自分の画面でファイルや動画を見せながら説明したり、他の人の画面をリモート操作したりすることができます。見せてもらっている画面にマーカーをひいたり、コメントを書き込んだりすることも可能です。(書き込んだ内容は他の人にも見えます。)

共有したい画面やファイルを開いたら、メニューの<画面を共有>ボタンをクリックし、表示された中から共有したいものを選びましょう。「ホワイトボード」を選択すれば、白い画面が表示されるので、その場でお互いに文字や図形を書き込みながら会議を進行することができます。(ホワイトボードに書き込んだ内容は画像として保存することも可能です。)

共有する画面やファイルは、会議中に何度でも切り替えることが可能なので、状況に応じて利用しましょう。

チャット

音声だけでなく、文字でチャットすることもできます。マイクの調子が悪い、周囲が騒がしいなど、音声で参加することが難しい場合は、利用しましょう。会議の参加者全員に一斉送信するだけでなく、個別にメッセージを送ることもできます。例えば顧客には音声で会話しながら、社内の人にはチャットで指示を与えるといった使い方もできます。

メニューの<チャット>ボタンをクリックし、送信する相手を選んでからメッセージを入力します。

背景を変える

PCとiPhoneの一部の機種に限られますが、バーチャル背景を使うことができます。例えば在宅勤務や外出先で背景を隠したいときに便利です。

Zoomアプリのホーム画面の設定ボタンをクリックし、[設定]画面の<バーチャル背景>タブをクリックします。<+>ボタンをクリックすれば、自分の好きな画像や動画を背景にすることもできます。ミーティングの途中でも変更可能です。

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