ホームページ運用代行の相場、管理会社に依頼するメリット・デメリット

ホームページの「運用代行」サービスをご存知ですか？
ホームページは作成したらそれで終わりではなく、その後も長期的に更新・保守・管理といった運用作業を行わなくてはなりません。
思いのほか大変な作業でもあるので、「いっそ外部へ依頼できたら楽かもしれない」と感じる方もいるのではないでしょうか？
そこで今回は、ホームページの運用代行を自社でやるか外部依頼してみるか迷っている方に向けて、そのメリット・デメリットや注意点などを解説いたします。

はじめに

運用代行とは、専門の会社が依頼者となる企業や個人のホームページの運用を代行するサービスです。具体的に行う業務として想像しやすいのが、情報の更新や修正です。ホームページが常に最新の情報を提供できるよう新商品の販売に伴って情報や画像を追加したり、サービス内容に変更があった場合にコンテンツの修正を行ったりします。
また、実際に運用してみて発覚したバグへの対応や安全性の確保といった、セキュリティ対策なども代表的な運用代行業務のうちのひとつです。
その他にも代行会社が提供するプランにより異なりますが、以下のような業務も含まれます。

・ドメインやサーバーの管理
・アクセス解析・レポート報告
・SEO対策
・問い合わせへの対応

さらに、これらに加えてホームページのターゲット分析やコンテンツの立案など、ホームページの運営戦略をより包括的に支援するコンサルティング業務を行うプランを提供している場合もあります。

運用代行費用の相場

運用代行は、代行会社にどの範囲までを依頼するか、またホームページの規模によってもかかる費用が異なってきます。
ドメインやサーバーの運用のみであれば月額5千円以下で依頼することができますが、月額5千円～2万円程度が一般的な相場とされています。
この費用内では、ドメインやサーバーの運用に加え、コンテンツ更新や最低限の修正・トラブル対応、サーバー障害時のメンテナンスなどの業務が含まれるケースが多いようです。提供プランによっては、更新可能回数が月ごとに設定されている場合もあります。

より手厚いサポートを受けたい場合は、およそ月額2万～5万円の相場でトラブル対応、アクセス解析やパフォーマンスレポートの提供、ホームページやCMS（コンテンツ・マネジメント・システム）のメンテナンスなどを受けることができます。
運用に関することのみでなく、ホームページの集客やブランディング面などで、さらに踏み込んだサポートやコンサルティングを希望する場合は、月額5万～50万円ほど、本格的なものではそれ以上の費用がかかることもあります。この場合は、コンテンツの作成やSEO・集客支援などのコンサルティング色の強い業務を受けることもできます。

運用代行を依頼する際のメリット

ご紹介したように、運用代行を依頼すると、どうしてもそれなりの費用がかかってしまいます。その費用を考慮しても、やはりホームページ運用にかかる時間的・人的負担を軽減し、その分本業に集中できる時間を確保できるようになることは魅力的です。
ホームページ運用代行を依頼する際のメリットは、業務負担の軽減の他にも以下のようなものがあげられます。

1．専門的な知識や経験を活かせる

ホームページの制作はしてみたものの、その後の効果的な運用やホームページを活用した顧客獲得などに苦労するというのは決して珍しいことではありません。自社にその領域に長けた人材がいない場合は、なおさらです。
ホームページ運用代行会社は、いわばその道のプロです。ホームページ運用やデジタルマーケティングなどの専門知識や経験を活用することで、自社のみでは成し遂げることが難しいような効果的な戦略に基づいて、効率良く運用することができます。

2．ホームページの新鮮さを保ちやすい

通常業務の傍らホームページ上に常に最新情報を掲載しようとすることは、想像以上に骨の折れるものです。実際、企業のホームページでも当初は頻繁に更新されていたのに、時間の経過と共に更新頻度が少なくなりいつの間にか情報が古いままになっている、というケースはよく見られます。運用代行を依頼すれば、このような事態を防ぐことができるでしょう。
また、運用代行会社は最新の動向や技術を有しているので、ホームページ上に技術的なトラブルが発覚した際も自社で対応するより早期にトラブルを解決することが可能です。

3．豊富なデータ

ホームページ運用の目的は商品・サービスの周知や情報の提供、ブランドイメージの確立などによって、最終的には顧客を獲得することにあります。
そのためにはただホームページを作成して終わりというのではなく、それがどのように効果をもたらしているのかを分析し、長期的な戦略を策定していく必要があります。運用代行会社は専用ツールを活用し、戦略策定に必要なホームページのデータ収集や分析を行います。一個人や自社でこれらのデータ収集を行うよりも、専門の代行会社の方が効率良く行うことができるということは否めません。

運用代行を依頼する際のデメリット

運用代行を依頼することは、このように多数のメリットがある一方で、やはりデメリットも存在します。そのひとつは、先ほども述べたように、やはり一定の費用がかかってしまうということです。
これは、自社で担当者を決めて運用する場合と比較しても、やはり金額的に高いものにはなってしまうでしょう。
その他にも、以下のようなデメリットがあげられます。

1．コミュニケーションの課題

自社の商品やサービスでもっとも伝えたい情報や会社の理念などは社内の関係者であれば、ある程度共有できています。しかし、社外の会社に依頼するとなると、これらを事前にしっかりと共有しておかなくてはなりません。
ホームページ運用の目的や思いのすり合わせが十分でないと、運用の方向性がいつの間にか思っていたものとは異なるものになっていたり、コンテンツの更新内容が期待通りのものでなかったりすることにもなり兼ねません。

2．自由なタイミングで動けない

会社に依頼することで運用に関わる業務負担を軽減することができる、というメリットがある一方、会社とのスケジュールの調整を行わなくてはならないというデメリットもあります。
自社で完結していれば、何か情報の追加修正が生じた時に自由なタイミングで対応することができますが、外部に依頼するとなると、なかなかこちらのスケジュールに100％合わせて対応してもらうというわけにはいきません。スケジュールの調整や情報のやり取りに、自社ですべてを行うよりも少なからず時間がかかってしまいます。

3．セキュリティ上の懸念

社外の会社に依頼するということは、時に自社の重要な情報やデータ、アクセスなどを社外に提供するということでもあります。
極端にいえば、重要な情報が外部に漏洩するリスクとも隣り合わせだということです。運用代行会社を選定する際には、契約内容にこれらを防止する規定があるか、セキュリティ対策が適切に講じられているかなどを慎重に見極める必要があります。

「運用代行会社」に依頼する場合の注意点3つ

自社のホームページの運用代行を検討する際は、今回ご紹介したメリットとデメリットを十分考慮し、優先順位を決定した上で選択していきたいものです。
さらに、いざ運用代行会社に依頼することを選択した場合、代行会社は数多くあるので各社のサービス内容、得意分野、代行費用も様々です。
先ほどご紹介したデメリットを踏まえた上で、無駄なコストをかけずに効果的に活用するために以下のポイントを押さえておきましょう。

1．運用目的・目標を明確にする

運用代行を依頼する前に、まずは現状課題をしっかりと把握しておく必要があります。
「どんなことを目的としてホームページを運用するのか」「現在どんな課題を抱えていて、今後どのようにしていきたいのか」など、運用目的や目標を明確にしましょう。
「コミュニケーションの課題」をデメリットとしてご紹介したように、曖昧な状態で代行依頼しても、求めていた方向性とズレが生じかねません。狙いどおりに運用していくためにも、ブレのない作業内容を代行会社に伝えることが重要です。

2．代行サービスの得意分野や実績を確認する

どこに代行を依頼するか選定する際は、各企業のこれまでの実績を確認しましょう。
似たようなサービスを提供していても、強みや得意分野は代行会社によって異なります。自社の取り扱う分野を一度も請け負ったことのないところよりも、多くの実績を持つ代行会社に依頼したほうがより優れた成果を得やすいでしょう。
そのためにも過去の実績からどのような業種を得意としているのかを見極め、自社に適したサービスを選んでください。

3．業務範囲を細かく確認する

どこまでの業務をどのくらいの頻度で対応してもらえるのか、どこから追加費用が発生するのかなど、代行会社と業務範囲をしっかりすり合わせておきましょう。
細かく取り決めておかないと、いざ問題が起きた際に対応してもらえなかったり、予期せぬ費用が発生したりする事態にもなりかねません。後々トラブルが生じないよう曖昧な部分は一つ残らず解決しておくことが大切です。
また「言った」「言わない」の押し問答を防ぐためにも、取り決めた内容はすべて書面やメールなどでログを残しましょう。解約手続きや条件が複雑で、時に契約が思いのほか長期間に渡っていることもあるので、契約締結の際は内容を詳しく理解し慎重に行ってください。

運用を「自社」で行う場合の注意点3つ

今回ご紹介した情報を踏まえ、運用代行を検討してはみたものの、「やはり自社で行う方が良いのではないか」という結論に至る場合もあるかもしれません。
先にあげたメリットは得られないものの、ホームページの運用を自社内で全て行うことで、独自性を直接ページに反映させたり、運用の経験を重ねることでSEOやマーケティングの知識を深めたりすることができるようになることが期待できるからです。そこで自社で運用を行う場合は、以下の注意点を押さえるようにしてください。

1.自社と制作会社で管理する作業の範囲を決めるべき

ホームページを制作する際に、自社で管理する範囲と制作会社に管理を依頼する範囲をあらかじめ明確に決めておくようにしましょう。
たとえば、サーバーとドメインの管理は自社で行い、バージョンアップやサーバーシステムのトラブル対応は依頼するなどです。ホームページ制作段階で明確にすることで、自社ですべきことがクリアになるだけでなく、コスト面でも予算を明確に線引きすることにもつながります。

2.サーバードメインは自社管理が望ましい

過去記事「ホームページリニューアルでドメインは変わる？そのまま引き継げる？」でもご紹介したように、ホームページの制作を外部に依頼する際、サーバーやドメインの取得も制作会社が代行してくれる場合があります。
このような場合、制作会社が契約したサーバーにホームページをアップして運用するということになりますが、契約条件や運用に何らかの変更などが生じた時、サーバードメインの管理元が制作会社にあることでスムーズに行うことができなくなるというトラブルも起こり得ます。そのような事態に陥らないためにも、サーバードメインは自社で契約管理することをおすすめします。

3．運用ルールを明確化する

自社で運用を行う場合は、通常業務の傍らで行うことになるので、効率化を図るためにも更新頻度・コンテンツのチェック体制などの運用ルールをできるだけ具体的に策定しましょう。トラブル発生時の連絡フローや対応方法なども明確化することが必要です。
本格的に運用し始める前にマニュアルを整備し、社内への周知も徹底することで、いざ予期しないことが発生した時にも情報提供や対応の遅れなどを未然に防ぐことができます。
また、ホームページ内に様々な商品やサービスの情報を掲載している場合、それぞれの担当者が異なることでホームページ上での見せ方にもバラつきが生じてしまうというケースがあります。ホームページにお問い合わせフォームを載せている場合、問い合わせの内容によって対応する部署や担当者が異なることも多いです。
ホームページ運用の代表者の他に、想定しうるケースにおいて各部署で誰が担うのかという役割も明確にしておくことが求められます。

まとめ

運用代行サービスは費用面での負担はあるものの、ご紹介したように利用することで様々なメリットがあることも事実です。メリット・デメリットを天秤にかけて検討した上で、自社のホームページ運用において優先すべきことは何かをぜひ考えてみてはいかがでしょうか？
そして、自社にとって代行を依頼することが効果的であると感じた場合は、ぜひプロの専門知識や経験を最大限に活用して、魅力的なホームページ運用に挑戦してみて下さい。
ホームページ運用代行にお困りの場合は、ウェブモ株式会社に相談ください。私たちはホームページ制作の専門知識と経験を持ち、お客様に最適なサポートを提供します。お気軽にお問い合わせください。