【2024年版】歯科予約システムのメリット・デメリットは？おすすめ3選と費用・特徴

以前は電話での予約が一般的でしたが、近頃はオンラインで診療予約を行うことができる歯科医院が多くなってきました。その便利さゆえに、「ぜひうちのクリニックでも取り入れてみたい！」と考えている医院のご担当者様もいるのではないでしょうか？
そこで今回は、歯科医院のWeb予約システムについてメリット・デメリットとともにおすすめのシステムなど、詳しく解説いたします。

はじめに

Web予約システムは、オンライン上でいつでも患者さんが診療予約を行うことができるシステムです。医院側は予約の管理だけにとどまらず、電子カルテなどと連携させて患者情報を管理したり、来院患者の統計や分析を行うこともできたりなど、上手に活用することで医経営面でも大変利便性の高いシステムとなっています。
実際、通常の診療だけでなく定期健診やクリーニングなど、患者さんによっても来院の目的も異なるため、手書きの台帳でひとつずつ行うよりもミスなく効率的に管理を行うことができるというのも大きな魅力となっています。

Web予約システムのメリット・デメリット

Web予約システムの最大のメリットは、いつでもどこでもスマートフォンやパソコンから予約が可能であるということです。
タイミングを見計らってわざわざ医院に電話をかけなくて済むということは、患者側にとっては予約を取るという行為のハードルをぐっと下げることにつながります。
この他にも、Web予約システムには以下のようなメリットがあります。

メリット①予約忘れや急なキャンセル対策になる

受付や電話口で次回の診療日程を予約した場合、時に日程をうっかり忘れてしまうということがあります。
しかし、Web予約システムにはリマインドメールを自動送信する機能があるものが多く、このような予約忘れなどを事前に防ぐことができます。
また予約のキャンセルも同様で、急用が入ってしまい医院にキャンセル連絡をしそびれてしまうと、その診療枠が空いてしまうことになり医院側にとっても痛手となります。
Web予約システムを活用すれば、患者側も受付時間にとらわれずにキャンセル手続きをすることができ、医院側もキャンセル状況を把握して空枠を他の患者さんに充てることができるようになるので、結果的に診療の効率化にもつながります。

メリット②再診率が上がる

再診においても同様です。もう一度受診する必要が出てきたが、忙しくてなかなか予約を取ることができない、そんな時に時間の空いたタイミングでさっと予約を取ることができるため、結果的には再診率が上がることが期待できます。
さらに予約にまつわる業務がWeb予約システムを導入することで効率化され、医院側のスタッフの業務負担を和らげることにもつながります。業務負担が和らげば、その分スタッフはその他の業務に時間を割くことができるようになります。
Web予約システムの中には、様々なデータ分析を行う機能があるものもあります。これらを活用することで、より合理的な診療サイクルや予約枠の策定などを行うことができるようにもなります。
このように、患者側の視点に立ったより良いサービスなどの提案に労力を割く余裕が生まれることで、長期的には患者側の満足度も上がり、再診率がアップする、つまりは集患にもつながるということが期待できます。
次に、Web 予約システムのデメリットもご紹介します。

デメリット①操作に慣れない人もいる

スマートフォンやパソコンを日常的に使用している人にとっては予約のハードルが下がる反面、特に高齢の患者層など、デジタル機器の操作に不慣れな人にとってはかえって負担に感じられてしまうこともあります。
操作に慣れていない場合、窓口などで使い方の説明を行うことになり、気がつけば電話口で予約を行っていた時よりも逆に長い時間がかかってしまっていた、ということにもなりかねません。
すべての予約をWeb予約システムのみで行うのではなく、窓口や電話での予約も選択可能とすることで、あらゆる患者層にとって予約のハードルを下げることにつながるといえそうです。
医院側のスタッフも同様に、Web予約システムは業務効率化を期待できる一方、導入初期にはシステムに慣れるまでに一定の時間を要することが考えられます。難なく使いこなせるようになるまでの時間もスタッフによって異なってくるため、余裕を持って導入・運用していくことが求められます。

デメリット②コストがかかる

操作に慣れるまでの時間的コストに加え、費用面でコストがかかることも否めません。
もちろん、無料で利用可能なシステムもありますが、安全面を考慮すると有料のシステムを選択する方がより安心だというのは正直なところでしょう。
オンライン上で使用することから、個人情報が漏洩したりすることのないようなセキュリティ対策が備わっているものや、いざという時にデータバックアップができるようなものを選ぶとなると、やはり有料版を選ぶ方がおすすめです。
システムによってそれぞれですが、一般的には導入費用と月額の使用料（数千～数万円）が発生するケースが多いです。導入するだけで数十万ほどかかる場合や、様々な機能を備えたシステムを選択した場合はそれ以上にコストが発生することもあります。
どのくらいのコストが自院にとって妥当なのか、最低限つけておきたい機能は何であるかといったことを導入前に明確にしておくことが必要です。

Web予約システムを活用して集患するには？

Web予約システムを導入すればすぐに新規患者数が増えていくというわけではありません。もちろん、前述のように既に通院している人にとってはシステムの導入がプラスに働くケースが多いですが、経営のために新規患者数を増やしたいという場合には、まずは医院の存在や良さを知ってもらうことが不可欠です。

Web予約システムを活用して集患につなげるには、魅力的なホームページを制作し、Web予約システムを連携させることで自然と予約へつなげていくという流れを作っていくことが重要です。ホームページの作り方については、以前ご紹介した「歯科医院ホームページの作り方と注意点」でも詳しく解説しているので、ぜひお読みください。尚、ホームページ・Web予約システム共に制作会社へ依頼する際は、歯科業界にある程度精通しており、制作後の運用においてもサポートが充実している会社を選ぶようにすると安心です。

歯科医院向けのWeb予約システムは既に数多く存在しています。基本的な機能は予約管理ですが、その他にもリマインダー機能、キャッシュレス決済やLINEとの連携機能など様々なものがあります。コストと照らし合わせながらどの機能やサービスを活用したいのか、またどの程度のオリジナリティを求めるのかといったところを検討しながら選択してみるのがおすすめです。
その際、患者側・医院側どちらにとっても「操作がしやすいか」という点も念頭に置いておきたいところです。
いくらシステムを導入しても、それが複雑すぎて少しでも使いにくいと感じてしまっては、患者さんも予約を取ることが面倒になってしまい本末転倒となってしまいます。
使いやすさなどについても、実際に導入した医院の口コミが掲載されていることもありますので、参考にしてみるのもよいでしょう。

まとめ

今回ご紹介したWeb予約システムはほんの一部ですが、自院のニーズに合ったものを導入すれば、業務負担軽減や集患の面で大きな効果を得られることは間違いありません。
まずはスタッフ間でコミュニケーションをとり、Web予約システムに求めるニーズをしっかりすり合わせるところから始めてみてはいかがでしょうか。
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