コラム

<WEB会議>Zoomの使い方~入門編~

2020-03-13いろいろ

前回「【2020/03】無料で使えるおすすめWEB会議」でご紹介しましたが、WEB会議システムには無料で利用できるサービスやプランがあります。「Zoom」もWEB会議サービスのひとつで、基本機能を無料で利用できるプランが用意されています。

【ZoomでWEB会議】必要な機材

インターネットに接続できる環境と、次のような「遠隔地にいる相手と映像や音声によってコミュニケーションがとれる機材」が必要です。

  • スマートフォン
  • タブレット
  • マイク・スピーカー・カメラを搭載したPC
    自分の音声と映像を伝える必要がない場合、マイクとカメラが無くても参加することはできます。(自分の意思を伝えるために、チャット機能なども使えます。)

【ZoomでWEB会議】基本的な流れ

会議を開催する人を「ホスト」、会議に参加する人を「ゲスト」、会議を「ミーティング」と呼びます。ブラウザから参加することも可能ですが、基本的には専用アプリをインストールして利用します。
ホストは、Zoomのアカウント登録が必要ですが、ゲストは登録をする必要がありません。

ホスト

【step1】アカウントを作成(初回のみ)
【step2】アプリをインストール(初回のみ)
【step3】ミーティングを作成→ゲストを招待
【step4】ミーティングを退出

ゲスト

【step1】招待メールのURLにアクセス
【step2】アプリをインストール(初回のみ)
【step3】ミーティングに参加
【step4】ミーティングを退出

ホスト~会議を開く手順~

【step1】アカウントを作成(初回のみ)

Zoomの公式サイトにアクセスし、画面右上の<サインアップは無料です>ボタンをクリックします。

[無料サインアップ]画面が表示されたら、メールアドレスを入力し、<サインアップ>ボタンをクリックしましょう。GoogleもしくはFacebookを経由してアカウントを作成することもできます。

「メールを送信しました」と表示されたら、入力したメールアドレスを確認し、Zoomから届いたメールを開きましょう。

<アクティブなアカウント>ボタンをクリックしてください。 メールアドレスが認証され、アカウントが作成されます。

 [Zoomへようこそ]画面が表示されたら、名・姓・パスワードを入力し、<続ける>ボタンをクリックします。

[仲間を招待]画面が表示されますが、ここで招待するのは、会議の参加者ではありません。<手順をスキップする>ボタンをクリックしましょう。

[ミーティングのテスト]画面が表示されたら、<Zoomミーティングを今すぐ開始>ボタンをクリックしましょう。画面が切り替わり、自動的にアプリのダウンロードが開始されます。

【step2】アプリをインストール(初回のみ)

Zoom専用アプリは、以下のいずれかから入手することができます。画面の表示にしたがってインストールしてください。(ホストもゲストも同じアプリを利用します。)

  • Step1でダウンロードしたファイルを開いてインストール
  • 公式サイトから「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしてインストール
    https://zoom.us/download
  • スマホの場合は、App StoreもしくはPlayストアから「Zoom Cloud Meeings」を検索してインストール

インストールが完了すると、自動的にアプリが起動します。

【step3】ミーティングを作成し、ゲストを招待

アプリを起動したら、<サインイン>ボタンをクリックします。

[サインイン]画面が表示されたら、メールアドレスとパスワードを入力し、<サインイン>ボタンをクリックします。GoogleもしくはFacebookを経由してアカウントを作成した場合は、そちらのボタンをクリックしましょう。

今すぐミーティングを開始する場合は、<新規ミーティング>ボタンをクリックします。(ミーティングを予約する方法については、次回「応用編」でご紹介します。)

[オーディオに参加]画面が表示された場合は、<コンピューターでオーディオに参加>ボタンをクリックします。先に「コンピューターオーディオのテスト」をクリックすると音声の出力・入力をテストすることができます。また、画面下部の「ミーティングへの参加時に、自動的にコンピューターでオーディオに参加」にチェックを付けると、次回からこの画面をスキップすることができます。

[Zoomミーティング]画面が表示されたら、ミーティングが作成されています。この時点では、自分だけが参加している状態です。

ゲストに参加してもらうために、<招待>ボタンをクリックします。

<メール>タブをクリックし、表示された中から利用したいメールサービスを選びます。

選択したメールサービスの送信画面が表示されますので、送信先を指定し、送信しましょう。

利用したいサービスがない、うまく起動できない場合は、<招待のコピー>ボタンをクリックし、メールやSNSなどに貼り付けて送信しましょう。ゲストが参加したら、ミーティングを開始できます。

【step4】ミーティングを退出

ミーティングを終了するときは<ミーティングの終了>ボタンをクリックします。

[ミーティングを終了するか退出しますか]という確認画面が表示されるので<全員に対してミーティングを終了>をクリックしましょう。(ミーティング中に、先に自分だけ退出する場合は、<ミーティングを退出>ボタンをクリックします。)

ゲスト~会議に参加する手順~

【step1】招待メールのURLにアクセス

ミーティングに招待されると、メールやSNSで、ミーティングに参加するために必要な情報が届きます。
「Zoomミーティングに参加する」と記載された下のリンクをクリックします。画面が切り替わり、自動的にアプリのダウンロードが開始されます。

【step2】アプリをインストール(初回のみ)

Zoom専用アプリは、以下のいずれかから入手することができます。画面の表示にしたがってインストールしてください。(ホストもゲストも同じアプリを利用します。)

  • Step1でダウンロードしたファイルを開いてインストール
  • 公式サイトから「ミーティング用Zoomクライアント」をダウンロードしてインストール
    https://zoom.us/download
  • スマホの場合は、App StoreもしくはPlayストアから「Zoom Cloud Meeings」を検索してインストール

インストールが完了すると、自動的にアプリが起動します。

【step3】ミーティングに参加

自動的にアプリが起動すると、[名前を入力してください]という画面が表示されます。ここに入力した名前がミーティング中に表示されますので、漢字など、他の参加者に分かりやすい名前を入力しましょう。<ミーティングに参加>ボタンをクリックすると、ミーティングに参加できます。

もしアプリが自動的に起動しない場合は、手動でアプリを起動し、<ミーティングに参加>ボタンをクリックしましょう。

[ミーティングに参加]画面で、招待メッセージに記載されていたミーティングIDと名前を入力し、<参加ボタン>をクリックします。

[ミーティングパスワードを入力してください]画面が表示されたら、招待メッセージに記載されていたパスワードを入力し、<ミーティングに参加>をクリックしましょう。

[オーディオに参加]画面が表示された場合は、<コンピューターでオーディオに参加>ボタンをクリックします。

これで会議に参加している状態となります。

【step4】ミーティングを退出

ミーティングを退出するときは<ミーティングの終了>ボタンをクリックします。

ミーティングを退出する確認画面が表示されるので<全員に対してミーティングを終了>をクリックしましょう。(ミーティング中に、先に自分だけ退出する場合は、<ミーティングを退出>ボタンをクリックします。)

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