コラム

ネットショップ多店舗展開「運営業務のシステム化するには?」

多店舗展開を行ううえで、運営業務にかかる負担を減らすことは重要なポイントです。
そこで今回は、受注管理、在庫管理、顧客管理、商品管理など、システム化して一元管理するには、どのような方法があるのかご紹介したいと思います。
* 前回の「業務別にみるシステム化のメリット」も併せてご覧ください。

一元管理システムの種類

運営業務を一元管理するうえでシステム化する方法は、大きく分けると3種類あります。

  1. ASPを利用する
    ASP(エーエスピー:Application Service Provider)とは、インターネットによって遠隔操作できるソフトをレンタルするサービスです。クラウド型のサービスといえば、分かりやすいかもしれません。
    初期費用や月額費用が安いサービスも多く、大手ショッピングモールやメジャーなショッピングカートのみを利用している場合、最初の1店舗目から利用される場合は、導入しやすい傾向があります。モールやカートの機能追加や変更への対応が早いことも魅力のひとつです。
    しかし、商品マスタや在庫マスタなどをサービス側で対応できるデータ形式に変換したり、店舗設定を用意された項目内で設定する必要があるなど、初期設定が難しいと感じる方も多いようです。
  2. ソフトをインストールする
    スタンドアロン型、ネットワーク型など利用環境にあったものを、利用するライセンス(ユーザー)の数だけ購入し、パソコンにインストールして利用するソフトです。
    ネットショップに特化した業務システムだけでなく、基幹業務がすべてカバーされた統合業務パッケージも販売されています。
    しかし、モールやカートの機能追加や変更への対応が遅い・対応できないソフトもあり、保守サービスの契約やバージョンアップ版の購入が必要となる場合もあります。
  3. オリジナルシステムを構築する
    店舗の運営にあわせて必要な機能をピックアップし、オーダーメイドで自社システムを開発する方法です。現在利用しているデータをそのまま流用できる仕様にする、独自性の高い運営方法に対応するなど、運営業務側のフローを変えることなく、きめこまかいシステムの構築が可能です。
    しかし初期費用が高く、導入まで時間がかかるという問題があります。また、モールやカートの機能追加や変更へ対応するには、保守管理の契約か別途発注が必要になります。

一元管理システムの選び方

まず、ASPやソフトの中に条件を満たすものがないか確認しましょう。
次のように、ポイントごとに細かくチェックし、サイトや資料などで内容が分からなければ、しっかり問い合わせることが重要です。

  • 対応できるモール・ショッピングカートシステム
    「利用しているすべての」ショッピングモールやショッピングカートシステムに対応しているか、確認しましょう。
    実店舗でPOSレジを利用している場合は、POSが連携できるか否か。電話やFAX、はがきや封書、外商などによる受注がある場合は、その内容が反映・連携できるか否かも重要なポイントです。
    オークションには対応していないサービスも多いので、注意しましょう。
  • 機能
    「受注管理、在庫管理、顧客管理だけでよい」「商品管理も欲しい」など、必要とする機能が揃っているか、確認しましょう。
  • 対応できる決済システム
    導入している決済方法に対応しているか、確認しましょう。
    モールやカートを通さずに契約しているコンビニ収納サービスなどは、特に注意が必要です。
  • 対応できる送り状発行システム
    ヤマト運輸のB2、佐川急便のe飛伝など、導入している送り状発行システムに対応しているか、確認しましょう。
    WMS(Warehouse Management System:物流倉庫管理システム)を利用している場合は、特に注意が必要です。
  • 初期費用・月額費用
    初期費用の要・不要、月額費用が従量課金か一律か店舗数ごとか、確認しましょう。
  • 商品点数
    取扱点数によって月額費用が変わるケースがあります。確認しましょう。
  • 受注数
    ひと月の受注数によって月額費用が変わるケースがあります。確認しましょう。
  • オプション・プラグインやカスタマイズ
    オプションやプラグインにどのようなものが用意されているのか、どのようなカスタマイズができるのか、確認しましょう。

おそらく、ASPやソフトですべての要求を満たすのは難しいと思います。
ほぼカバーしているサービスを見つけたら、問題がある部分について運営方法を変更できないか、あわせて検討するようにしましょう。
そして「やはり手動による作業は可能な限り避けたい」「店舗の規模や今後の計画をふまえると、今の段階でオリジナルシステムを構築しておきたい」といった場合は、自社システムの導入も検討するようにしましょう。

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