コラム

ネットショップ開業準備 「プライバシーポリシー」

2015-07-06 |新規開業

「プライバシーポリシー」「個人情報保護方針」「個人情報について」などという言葉をみかけたことはありませんか?これは「私達は個人情報をどうして取得するのか、どのように取り扱うか」といった必要最小限のルールを記載したものです。一般的には、個人情報保護法のガイドラインにそって記述してあるケースが多くみられます。

個人情報保護法は、特定商取引法とならび、ネットショップが知っておくべき法律のひとつです。法律が摘要される個人情報取扱事業者に該当しない場合もありますが、個人情報を扱うケースが多いECの世界では、個人情報保護法をしっかり理解し、個人情報保護に努め、ガイドラインにそった表示を行うことが重要です。

ネット上には業種別に作成されたテンプレートが多種みられます。またショッピングモールやショッピングカートシステムには、事前に例文が用意されているケースがあります。適切なものを選べば、お問い合わせ先など、必要なところだけを修正すれことにより利用できるかもしれません。ただしその場合も、安易に流用するのではなく、内容をしっかり理解し、制定したら遵守することが必要となります。

どんな内容を記載するのか?

  1. 基本方針を決める目的の説明
    なぜプライバシーポリシーを定めることにしたのか、目的を記載します。
  2. どんな情報をどうやって収集するのか
    一般的によく利用される情報の中には、アクセス解析などで利用する端末情報やログ情報なども含まれます。名前やメールアドレスなど利用者から提供された情報だけではなく、ネットショップを利用するうえで取得できるアクセス情報や利用情報などについても併記するようにしましょう。最近では、SNSと連携するケースも増えています。SNSのIDを利用してログインさせる場合など、該当する外部サービスのIDや取得する情報についても記載しておきましょう。
  3. どんな目的で利用するのか
    商品の発送や領収書の送付など、注文に関する項目だけでなく、メールマガジンやお問い合わせへの回答、アンケートやプレゼントなど、必要な項目を想定し記載します。現時点の内容だけを記載するのではなく、業務拡張など将来的な展望をふまえたうえで網羅しておきましょう。
  4. どのように取り扱うのか
    安全のために必要で適切な措置をとる旨、記載します。
  5. 個人情報を第三者に「委託」する場合の説明
    ネットショップでは、少なくとも配送会社に個人情報を委託します。「適切な第三者に委託して、適切な監督を行うことを記載しておきましょう。
  6. 個人情報を第三者に「開示」する場合の説明
    基本的に第三者に開示することはないこと、しかし警察に求められるなど法令のもとでは協力する必要があることなど記載しておきましょう。
  7. 個人情報を開示・訂正する際の連絡先
    お問い合わせ先として、店舗名、電話番号(営業時間)のほか、メールアドレスもしくはお問い合わせフォームへのリンクなどを記載します。
    店舗名と会社名が異なる場合は会社名を、代表者名と個人情報管理者名が異なる場合は個人情報管理者名を併記しておくとよいでしょう。
  8. 免責事項
    インターネットの世界はめまぐるしく変化しているため、基本方針を決めてそれを順守していたとしても、守りきれないケースがあります。そういったトラブルに備え、責任を免れる事項を記載します。記載したからといって、必ずトラブルにならないとは言えませんが、不当に責めを負わないため、記載しておくとよいでしょう。
  9. プライバシーポリシーの変更について
    問い合わせ先の担当者名や営業時間など、変更が必要となる場合があります。そのため、サイトへの記載をもって効力を生じることを記載しておくとよいでしょう。また制定日・改定日を記載しておきましょう。

コンプライアンス(法令遵守)を違反すると、信用を失ってしまいます。ネットショップにおいても、顧客情報やプライバシーを軽んじると、企業コンプライアンス違反にあたる可能性があります。

「法律」というと難しく感じますが、分かりやすくイラストの入ったパンフレットもあります。法律はお客様を守るだけでなく、リスクを回避し、自分の身を守るものでもあります。事前に確認しておきましょう。

読んでおきたい参考サイト

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