【例文付】代表挨拶の書き方と見本

企業や団体などのホームページで必ずと言ってもよいほど目にする「代表挨拶」。
消費者として企業のホームページを閲覧していた時に、何気なく目に留まり読んでみたことがある人もいるのではないでしょうか？
テンポよく滑らかに読み進められるものもあれば、あまり馴染みのない業界用語が多用されていたり、堅苦しさを感じるものもあったりと、代表挨拶の典型的なパターンはあってもそのトーンはまさに千差万別。
企業規模に関わらず掲載されていることが多いため、自社ホームページを作るにあたり、代表挨拶を載せたいと考える方もいるはずです。

しかし、いざとなると何から書き始めればよいのか、どのようなメッセージを込めれば良いのか悩んでしまいませんか？企業のトップとして伝えたい強い思いがあったとしても、それを魅力的な文章にまとめるとなるとなかなか難しいものです。そこで今回は、中小企業の代表や個人事業主の方などに向け、ホームページの代表挨拶の書き方をご紹介していきます。

はじめに

代表挨拶はホームページに必ず掲載しなくてはいけないわけではありません。実際に企業のホームページをのぞいてみると、掲載されていなかったり、ホームページ上のすぐに見つかるところには載っていなかったりすることもあるようです。
しかし、多くの企業が掲載しているところからみても、掲載することには多少なりともメリットがあります。

それは、顧客や取引先からの信頼の獲得です。
ユーザーが企業の商品やサービスに興味を持った時、多くの場合、まずその商品名やサービス名をインターネットで検索し、その企業のホームページなどをチェックするという行動をとるでしょう。その企業の「ホームページをチェックしている時」はその商品やサービスの購入、または取引などをまさに「検討している時」だともいえます。

その際、その検討先がどのような企業なのか、どのような人物が代表を務めているのか、といった情報は大きな検討材料となるのです。そこで代表者の明確なメッセージを目にすることは、大きな安心感につながります。
特に「モノ」の提供ではないサービス業や病院・教育関係などでは、とりわけその効果は大きいといえるでしょう。
代表挨拶の掲載は、その企業や団体の安心感、信頼感の醸成という点で大きな役割を担っているのです。

代表挨拶の一般的な構成とは?

実際に「代表挨拶」と聞いて、あなたはどのような文章を想像しますか？
代表挨拶の構成要素としては、以下のようなものが含まれていることが多いようです。

代表の自己紹介
開業の動機やこれまでの道のり
経営理念
社会の現状に対する貢献性や存在意義
将来への展望

具体的な文章としては、このようなパターンのものを多く見かけます。

【例文1】
弊社は○○年の創業以来、〇〇を通じてお客様に○○を提供することを使命として地域の皆さまと共に歩んでまいりました。
〇〇を取り巻く現状は急速に変化しており、〇〇といった課題も見受けられます。
弊社はこのような変化に迅速に対応すべく最先端の知識を習得し、○○だけでなく地域社会においても貢献できる企業として、今後とも邁進してまいります。

【例文2】
弊社がこれまで大切にしてきたこと、それは「○○」です。
長年にわたり培ってきたノウハウをもとに、○○において地域の皆さまのニーズに応えてまいりました。
「変化の多いこの時代に、本当に必要とされているものは何か」
常に問い続けながら、お客様に心から満足していただけるサービスを提供していきます。
今後とも皆さまと共に成長してまいります。

【例文3】
弊社ホームページをご覧いただきまして、ありがとうございます。
○○株式会社代表取締役の○○でございます。

○○の地に根ざして○○年、〇〇グループは〇〇事業から○○事業へと時代の流れと共に業態を変えながらも走り続けてまいりました。中でも、ここ数年間は○○事業の展開にも乗り出し、グループをあげての大変革を経験して参りました。

―――〇〇を通じてお客様に喜びを―――
事業に共通する思いはただひとつ。
これを実現すべく、今後も社員一丸となって歩んでいく所存です。
引き続きよろしくご協力を賜りますようお願い申し上げます。

【例文4】
皆さまには、平素より格別のお引き立てを賜り、まことにありがとうございます。
私たち○○は、平成○○年に創業以来「○○の運営を通じてお客様に貢献したい」という志のもと、一丸となって努力を重ねてまいりました。
これまで多くの皆さまに支えてもらいながら、○○という企業使命に基づく経営を実践してまいりました。

現在、○○や○○など、○○業界は大きな転換期を迎えております。
このような状況の中でも、私たちは○○を念頭にさらなる高みを目指すべく○○を提供していく所存です。
全てのステークホルダーの皆さまへ貢献できますよう、日々邁進してまいります。
今後共、益々のご支援ご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。

このように、導入部分でこれまでの道のりや経営理念などに触れ、まとめにあたってはこれからの展望やミッションにポジティブに触れるという流れをとることが多いようです。
これは、企業がこれからどうなっていきたいのか、展望を明確に示すことができれば、読み手側にも力強いメッセージを与えられることができるからです。
そして、企業の規模が大きければ大きいほど、世界の現状や課題によりグローバルな視点で触れ、その課題解決に自社がいかに貢献していくかという展望を述べる傾向もあるようです。

より詳しく代表挨拶の一般的な構成を知りたい場合は、実際にインターネットの検索エンジンで「代表挨拶」と検索してみるのもおすすめです。特に、同じ業界や同程度の規模の企業のホームページで代表挨拶がどのようなメッセージを発信しているかを事前に目にしておくことは、大きな参考にもなるでしょう。

一般的な構成が分かってきたところで、ここからはより魅力的な文章にしていくための具体的な5つのポイントをみていきましょう。

ポイント①ターゲットを明確に設定する

代表挨拶は読んでくれる人全員へ向けて書くのではなく、「誰へ向けて書くのか」を明確にしてから書き始めましょう。読んでくれる人全員へ向けて書いてしまうと、誰にでも通じる内容にせざるを得ません。
そうすると、どうしても当たり障りのない、特に心に残ることのない文章となってしまいます。
いわゆる一般的な代表挨拶であれば、ターゲットは自社の商品やサービスに興味を持っているいわゆる「見込み客」となります。

一方、IRページや採用情報のページに掲載する場合は、ターゲットは見込み客ではなく、取引先や投資家、または求職者などになります。ターゲットごとにホームページを閲覧する動機が異なるため、それぞれのターゲットに応じた文章を用意した方が、こちらの発信したメッセージを確実に届けることができます。少々手間はかかりますが、誰に向けて書くのかを事前にクリアにし、ターゲットが複数いる場合はそれぞれに応じた文章を書き分けることをおすすめします。長い目でみれば、その方が心に残るメッセージをより効率良く届けるという結果につながるはずです。

ポイント②事実の羅列で終わらず「思い」を盛り込む

会社の歴史や商品・サービスの特徴などの説明的な情報は、代表挨拶の文章にはあまり入れる必要はありません。なぜなら、このような会社の基本情報は代表挨拶ではなくホームページの中のそれぞれの項目でチェックすることができるからです。
代表挨拶を読む人は、「どんな人がやっている会社なのか」「信頼に値するのか」といった気持ちを漠然と持ちながらサイトをクリックしているはずです。代表の人となりを知ることができるのは、この代表挨拶に限られていますので、事実の羅列でそのスペースを埋めてしまっては勿体ないともいえます。
ですから、あなたがどのような使命のもとに事業を始め、何のために行い、どうしていきたいのかといった「思い」を自身の言葉でつづってみることが大切です。

小さな規模の会社や個人事業主の場合などは特に、代表の人となりや内面の魅力に触れたり事業に対する思いに共感したりすることで、より好意的な気持ちになり商品やサービスを利用してみようという気持ちが育まれやすくなるともいえるでしょう。
そして差支えがなければ、自身の顔写真も合わせて掲載することもおすすめします。
文章だけでも十分に思いを伝えることはできますが、合わせて視覚的にも代表の人となりを見ることができるだけでも、読み手側もより具体的なイメージを持ちながらメッセージを受け取ることができるからです。

ポイント③情報を整理する

代表挨拶にどのような思いを入れたいか漠然と頭の中に浮かんできたところで、次にぜひ行っておきたいのが情報の整理です。
伝えたいことが沢山あり思い入れが強ければ強いほど、ついあれもコレもと文章に盛り込んでしまいがちです。そうすると、文章がどんどん長くなってしまいます。
あまりに長い文章は、読み手の読もうという気持ちを削いでしまいますし、たとえ読み始めてもらったとしても結局何が言いたいのかがはっきりと伝わらず、ぼんやりとした印象を与えてしまいます。
そのような事態に陥らないためにも、書き始める前に文章に込めたい情報を一旦整理しておくようにしましょう。
箇条書きにして洗い出したところで、文章に実際にどの情報を入れていくのかを考えてみるとよいでしょう。箇条書きにして改めて見てみると、この情報は挨拶に加える必要がないな、これは絶対に伝えたいなというように自分の中での優先度が見えてくるはずです。
さらに、情報をどのような順番で入れていくのかも同時に考えておきましょう。
例文でも触れたように、全体の流れとしては未来へ向かって展望が描かれていく構成にすると、読み手にもビジョンが描きやすくなるのではないでしょうか。

また、文章が始めから終わりまで同じテンションで単調に続くよりも、緩急をつけて表示した方が読み手の理解度も上がります。
最も伝えたい部分は色やフォントを変えて表示するなど、パッと見でどの部分を目立たせるかという点も事前に整理しておくとよいでしょう。

ポイント④シンプルな表現を心掛ける

心に残る代表挨拶にするためには何か少し気の利いた表現を使いたい、センスの良い印象を与えたいと感じる方もいるかもしれません。
しかし、心に残る挨拶にするからこそ、シンプルで分かりやすい表現を用いることを心掛けたいところです。
代表挨拶だから少しでも良く見せたいと意識してあえて難解な言い回しなどを用いてしまうと、こちらの意図したことがスムーズに伝わらなかったり、読みづらくて最後まで読んでもらえなかったりすることもあるからです。
余分な情報を整理してそぎ落とし本当に代表挨拶で伝えたいメッセージの構成が固まったら、後は誰もがスムーズに読み進めることのできる簡潔な表現で書き進めていきましょう。
ターゲットが目の前にいて、その人に自身の思いを語りかけているような気持ちで書き進めていくというのもおすすめです。そうすると、堅苦しい調子にならずにシンプルでいて温かみのある、魅力的な文章することができるはずです。

ポイント⑤アップデートも忘れずに

代表挨拶は一度書き終えればそれで終わり、というわけではありません。世の中の状況は日々変化していきますし、社会の状況に応じて数年単位で自社も何かしらの変化を遂げているはずです。
そのような変化に対応して、自身の代表挨拶も一部表現を書き換えてみたり、全体を一から新しく書き直してみたりと、アップデートしていく姿勢も忘れずにいたいものです。
何年も前に掲載した挨拶を様々な状況が変化しているにも関わらずそのままにしておくよりも、定期的に更新していく方が変化に柔軟で意欲ある企業であるという印象を与えることもできますし、実際に頻繁に代表挨拶を更新している企業もあるようです。
元々、自社の商品やサービスに好意的な印象を持っている人は度々ホームページを閲覧する機会も多いため、代表挨拶の更新にも気づきやすく、このような定期的に更新する姿勢を見てさらに良い印象を持ってくれるようになる可能性も見込めます。

ホームページ全体をリニューアルするとなると、細部に渡って修正する必要があるためなかなか骨の折れる作業となりますが、代表挨拶のみの差し替えであれば、そう負担も大きくはないはずです。
更新という手間を少々かけるだけで常に変化し続ける躍進的なイメージを少なからず与えることができるとなれば、これは試さない手はないでしょう。

まとめ

企業の看板や名刺の役割をしているとも言われるホームページ。
そのホームページを構成する要素の中でも、代表挨拶は企業をジャッジする上で目を通す人も多いことから、じっくりと時間をかけて納得のいくものを作りたいものです。
今回ご紹介したポイントを参考に、抵抗なく最後まで読んでもらえることを意識した、簡潔で分かりやすい文章を考えてみてはいかがでしょうか。
ひな形通りの文章ではなく、シンプルな中にも温かみや躍動感など、自社ならではのオリジナリティも効かせることができると良さそうですね。
自身でじっくりと考えてみると同時に、機会があれば周りのスタッフや関係者にも共有し、様々な意見を取り入れてみるのも良いでしょう。1人で考えるのとは異なる新鮮な視点で文章をブラッシュアップすることができるかもしれませんよ。
事業を始めるにあたって抱いた思いやあなただけの信念をしっかりと込めて、ぜひ心に残る代表挨拶を作ってみて下さい。